湖州市城市投資發展集團有限公司經濟合同管理辦法

 

第一章 總則

第一條 為了實現依法治企，促進集團對外經濟活動的開展，規范對外經濟行為，規避法律風險，降低涉訟損失，根據國家有關法律規定，特制定本管理辦法。

第二條 凡以集團名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。

第三條 訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。

第四條 除即時結清者外，合同均應采用書面形式，有關修改合同后的正式文書、圖表、傳真件、招投標文件、詢標記錄等均為合同的組成部分。“書面形式”是指合同書、補充協議、公文信件、數據電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，集團一般要求采用正式的合同書形式。

第五條 原則上，國家規定采用標準合同示范文本的優先采用標準文本。

第六條 經濟合同的發起部門（或訂立單位）負責經濟合同文本的起草、擬定、送審、報批報備、履行、自查自糾等工作。

第七條 本辦法適用于集團及下屬子公司，包括全資及控股子公司（以下簡稱“公司”，控股子公司章程另有規定的除外）。

 

第二章 合同管理機構及其職責與權限

第八條 集團法務審計部為集團經濟合同審核部門（以下簡稱“合同審核部門”），負責審查合同的完整性、合法合規性，建立經濟合同臺帳，統一合同編號，對納入本制度范圍內各類經濟合同的訂立、履行等工作進行監督、檢查和指導。

集團各部門應加強本部門合同的管理，負責建立合同臺賬、追蹤合同履行情況、定期自查自糾及其他管理工作。

下屬子公司應有部門負責合同管理事務，負責對本公司及其下屬子公司經濟合同的管理工作并監督執行。

第九條 應經集團審核的合同范圍：

（一）集團本級簽訂的各類經濟合同。

（二）子公司對外簽訂的融資合同、對外擔保合同、對外投資并購及產權交易合同。

（三）除本條第二款規定以外，子公司對外簽訂的其他非日常經營性、非格式化且滿足如下條件之一的重大合同：

1.單個合同租賃金額達每年10萬元以上的租賃合同、資產轉讓、置換合同；

2.金額500萬元以上的拆遷類合同；

3.補償、賠償類合同；

4.估算金額在20萬元以上的委托管理類合同；

5.其他重大合同。

 

第三章 合同的訂立

第十條 與外界達成經濟往來意向，經協商一致，應訂立經濟合同。

第十一條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經濟合同。

第十二條 對外訂立經濟合同的授權委托分固定期限委托和業務委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的經營管理者采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業務委托的授權方式。

第十三條 授權委托須填寫授權委托書，經公司法定代表人簽字并加蓋公司公章后授權生效。

第十四條 集團法定代表人對合同的訂立具有最終決定權。

第十五條 訂立合同前，合同的擬定單位（或部門）須根據合同標的、質量、標準等要求，全面了解、掌握對方的經營資格、能力、資信等情況，不符合要求的不得與之訂立經濟合同。

第十六條 原則上，經濟合同需具備標的（指貨物、勞務、工程項目等）、數量和質量、價款或者酬金、履行的期限、地點和方式、違約責任等主要條款方可簽訂。

第十七條 對于沒有國家通行標準又難以用書面語言確切描述的合同標的，應當由合同雙方共同封存樣品，加蓋公章或合同章，并由采購方保管。

第十八條 每一合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯系人和電話。合同抬頭、落款、公章或合同專用章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。對方單位為合同款項收取方的，還必須注明對方單位的開戶銀行和賬號。如不能一一注明，須經法定代表人或被授權人同意。

第十九條 合同文本擬定完畢，憑“經濟合同訂立審批表”（附件1、2）、合同文本、相關附件材料按規定的流程進行合同評審，經合同發起部門、合同審核部門及相關部門負責人和公司分管領導審核通過，由集團法定代表人或被授權人簽字后加蓋公章或合同專用章方能生效。

集團本級經濟合同訂立審核流程：合同擬定人草擬合同→合同發起部門負責人審核→合同審核部門審核→合同發起部門分管領導審核→集團法定代表人或被授權人審批。

子公司經濟合同上報審核流程：合同發起單位內部審核（上報集團審核，須經本單位法律顧問審核并出具意見）→集團合同審核部門審核。

內容復雜的重大經濟合同應報請集團法律顧問審查，以確保公司的權益得到法律保護。

第二十條 集團合同審核部門原則上應自收到送審合同文本之日起1個工作日內完成合同審核，重大或內容復雜的經濟合同應在3個工作日內完成。

第二十一條 公章、合同章的使用應嚴格按照《印章使用管理辦法》的規定進行。對外訂立的經濟合同，單份合同文本達二頁以上（含二頁）的須加蓋騎縫章，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須集團法定代表人或分管領導特批。

第二十二條 合同文本原則上我方應持至少四份，合同文本應根據相關規定，由財務管理部門、檔案室、合同審核部門和具體業務部門等各部門分存。

第二十三條 合同原件及合同審批表由合同訂立部門在合同簽署后留存并及時歸檔。

第二十四條 合同在完成簽署后，應將合同原件及相關附件資料于5個工作日內送至集團合同審核部門報備。

 

第四章 合同的履行

第二十五條 合同依法訂立生效后，即具有法律效力，應當實際、全面地履行。

第二十六條 有關部門或單位在合同履行中遇履約困難或違約風險等情況應及時向分管負責人和公司法定代表人匯報，并通知法律顧問。

第二十七條 合同履行過程中有關人員應妥善管理合同履行的過程資料，對合同中的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。

 

第五章 合同的變更和解除

第二十八條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經合同發起部門、合同審核部門及相關職能部門負責人、分管負責人、集團領導審核通過，并經集團法定代表人或被授權人核準。

第二十九條 我方變更或解除合同的通知或協議應當采用書面形式，并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。

第三十條 有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在24小時內匯報分管領導，商量是否通知法律顧問，采取應對措施。

第三十一條 變更或解除合同的通知和回復應符合《湖州市城市集團公文處理辦法》的要求，掛號寄發或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交交合同審核部門備案。

第三十二條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理范圍。

第三十三條 合同變更后，合同編號不予改變。

 

第六章 合同監督管理

第三十四條 集團合同審核部門負責聯合相關部門不定期監督、檢查合同的訂立、履約情況。

各部門及子公司應積極配合檢查部門監督檢查及整改工作，并指定專人負責。

第三十五條 集團各部門及一級子公司應根據本制度第三十六條的要求定期對本部門或本單位簽署的經濟合同訂立、履約情況進行自查，并于每年12月31日前將《經濟合同管理自查表》（附件3）報集團經濟合同審核部門。

各一級子公司負責監督、管理本單位下屬各級子公司的自查檢查工作。

第三十六條 根據合同訂立、履約的具體情況，應重點從以下方面進行監督檢查：

（一）是否建立合同管理制度，制度內容是否合法有效且具有可操作性；

（二）有無建立合同管理臺賬，臺賬資料是否齊全；

（三）合同是否按相關規定進行歸檔管理；

（四）合同的簽訂審批是否符合相關制度規定，重大合同及上報集團審核的合同是否經法律顧問審核；

（五）應實行招投標的是否已按招投標程序進行，過程資料是否齊全；

（六）合同主要條款(標的、數量、質量、價款或報酬、履行地點和方式、違約責任、解決爭議的方式等)是否明確清楚；

（七）合同內容是否公平，是否存在重大遺漏或嚴重隱患、陷阱損害公司利益；

（八）合同履約進度是否按約定執行，延遲履行、因非正常原因提前終止或解除的是否有補救措施或方案；

（九）合同履行過程中發生糾紛的情況；

（十）合同價款的收支情況，是否存在滯后或提前收支的情況；

（十一）合同履行主體單位出現違約情況，我方是否及時主張權利；

（十二）合同變更或解除是否符合程序規定；

（十三）集團領導交辦的或自查、檢查部門認為有必要檢查的內容。

 

第七章  責任

第三十七條 合同作為集團對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密。

第三十八條 各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括有關的文書、圖表、傳真件以及合同審核單等）整理，交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。

第三十九條 經濟合同管理應列入年度考核范圍。

第四十條 集團對以下情況依據情節輕重決定處罰，并追究有關人員的經濟和行政責任：

（1）應當訂立書面合同而未簽訂的；

   （2）合同經辦人在簽訂，履行合同時未盡責盡力的；

   （3）合同經辦人，主管人員遺失或擅自銷毀合同或合同附件的；

   （4）應追究而未追究對方違約責任的；

（5）其他給公司造成損失的行為。

 

第八章  附  則

第四十一條  本辦法由集團法務審計部負責解釋。未盡事宜及有關細則，由集團法務審計部根據國家法律、行政法規予以修訂補充。

第四十二條 本辦法公布后，湖州市城市投資發展集團有限公司下屬子公司應結合自身實際情況，進一步制定各自公司的“經濟合同管理實施意見”作為本辦法補充，并根據《規章制度管理辦法》履行報備手續。

第四十三條 本辦法自發布之日起生效實施。